Пост 21. Учет оргтехники.

Про бухгалтерский учет вычислительной техники говорить не будем. Тема не благодарная. Каждая бухгалтерия ведет согласно своему пониманию.

Поговорим про «управленческий» учет техники.

Для начала рассмотрим жизненный цикл одного типового АРМ. Жизнь.

Покупем АРМ. Состав типовой: принтер, системник, монитор, бесперебойник, шнуры-кабельки.

1.       Привезли. Собрали. Поставили программное обеспечение. Внимание, тут начинаются нюансы. Программное обеспечение есть требующее лицензионное соглашение. Учитываем? Оставим открытым этот вопрос.

2.       Установили пользователю.

3.       «Временно» поменяли монитор. Причины разные от поломки до человеческого фактора. Не суть.

4.       Принтер подключили к другому компьютеру в соседнем отделе.

5.       Добавили памяти в системник.

6.       Передали АРМ (без принтера и «как есть») в другой отдел.

7.       При выходе из строя частей АРМ они заменяются и старые уходят на «склад» ИТ отдела.

P.S. Доводилось бывать на таком могильнике - складе предприятия? Там столько всего интересного и не нужного…

Порядок бардака очевиден.

 Теперь подойдем с другой стороны. Со стороны предприятия.

Предприятию важна нормально функционирующая техника, а что там внутри неё и на каких местах что стоит – дело десятое. Главное, чтобы ТМЦ было внутри предприятия, т.е. при пересчете количество системников, мониторов, принтеров совпало с актом из бухгалтерии.

Со стороны ИТ отдела.

Внутренности типового АРМ по большому счету не интересны. Стоит ли там 2 Гига памяти или 4 – какая разнца? Пока блок функционирует и память не сгорит про нее никто никогда не вспомнит.

Даже новые специально купленные навороченные компьютеры через полгода-год становятся одними из всех остальных.

Да, никто не спорит, что нужно обеспечить безопасность блоков, чтобы «лишняя» память не «ушла». Но и только. В процессе жизни контролировать внутренности системников не вижу необходимости.

Из опыта получается, что оптимальная схемы учета выглядит так.

1.       Учет ведется по функциональным элементам. То есть на каждое устройство, которое может быть отсоединено и передано куда-то, должен быть присвоен инвентарный номер.

2.       Поскольку суммовой учет стоимости нас не интересует, то при модернизации изменяется описание объекта (увеличили/уменьшили память, например). Фиксируем конечное состояние.

3.       Каждому компоненту выдается место приписки. Лучше привязывать к отделам предприятия.

 

Итого получаем весь учет сводится в ексельную таблицу:

- порядковый номер

- Инвентарный номер

- Тип устройства (блок/принтер/факс/монитор…)

- Состав устройства

- Состояние текущее (можно прямо под ABC анализ новое/средний износ/еле дышит)

- Место приписки

- Установленные лицензионные программы/ключи

 

В зависимости от будущей аналитики можно еще какие-то параметры добавить..

 

Важно такую табличку заполнить и обновлять своевременно.

 

Есть одна сложность. Это отброшенный нами бухучет. Тут или вешать сразу два инвентарных номера (ИТ отдела и по бухучету) или в процессе инвентаризации считать «по головам».

 

Специально не стал затрагивать вопросы программного учета техники. Во-первых программы это затраты на покупку/установку/обслуживание. Во-вторых важна логика учета, а не детали её реализации.

 

Про учет программных продуктов и ведения истории изменений как-нибудь в следующий раз напишу.

Спасибо за внимание. Вопросы, замечания, пожелания оставляйте.

Вернуться на главную

Добавить комментарий


Поддержите развитие сайта рассказав о нем