Пост 19. Организация обращения и хранения данных на предприятии.

Основные принципы, положенные в основу:

- Все данные в информационной системе собственность организации;

- Безопасность. Данные должны быть легко доступны кому положено, и не доступны остальным;

- Безопасность. Должна быть резервная копия на случай потери/порчи;

- Если что-то запретить, то люди найдут способ это сделать не легально;

- Не зависимость пользователя от конкретного системного блока.

 

Расскажу, что и как внедрял.

Сразу выделю две части. 1. Техническая реализация. 2. Разъяснительная работа и внедрение.

Технические аспекты.

Тут все достаточно просто.

На сервере выделяется место. Заводятся следующие папки:

- Общая. Доступная всем на чтение и избранным на запись. Бланки, стандарты, общая информация, рекламные штуки и т.п.

- Временная. Для обмена данными между сотрудниками организации. Автоматически очищается раз в сутки. С точки зрения безопасности не очень, но на практике без нее не обойтись.

- Отделов. Доступ только сотрудникам конкретного отдела.

- Персональные.

Настраиваются автоматические процедуры обслуживания: резервное копирование, удаление временных данных…

Эти папки подключаются пользователям как диски, создаются ярлыки на рабочем столе.

Тонкости технической реализации опустим.

Внедрение.

Люди сопротивляются новому. Факт.

Для внедрения данной системы сделано было следующее:

1.       Приказ ГенДиректора под роспись каждому сотруднику. С такого-то числа жить по-новому.

2.       Руководителям отделов рассказана суть системы, получено принципиальное понимание внедрения данной инновации.

3.       Хождение со страничной инструкцией (примерно то, что выше написал в ней и было) сотрудников ИТ отдела и вручную прописывание дисков, создание ярлыков, перенос данных на новое место. Объяснение что и как теперь будет. Инструкция оставлялась пользователю (ее никто не читал, но на нее удобно было ссылаться).

Последний пункт самый важный. Механически создать диски (ага, можно и с сервера не вставая с места) и довести бумажку не достаточно. Объяснить, показать, ответить на вопросы необходимо. 

На всякий случай были разработаны репрессивные методы борьбы с данными на компьютерах, но после разъяснительной работы они не понадобились. Привыкли с рабочего стола документы брать – нет проблем – учим или сами настраиваем ярлыки.

Был и другой опыт внедрения.

Та же техническая часть. Никаких приказов. Взяли в одном отделе настроили систему нескольким активным пользователям. На следующий день приходили другие пользователи с «настройте и мне такой диск». Через неделю на всех компьютерах уже система работала.

Да, это не научный метод, но внедрение механизма прошло раза в два быстрее.

Какие еще плюшки получаем от такого  механизма.

1.       Компьютер легко забирается на профилактику.

2.       Подменный системный блок всегда можно дать любому сотруднику, и он будет работать со своими документами.

3.       Всегда можно достать вчерашнюю копию любого документа (организация резервного копирования отдельная тема – будет интересно – расскажу про дедушку-папу-внука).

4.       Четко повторяем на уровне информационной системы структуру организации: иерархию отделов и сотрудников. Даже механизм стажерства на уровне доступа можно организовать.

5.       Упрощаются коммуникации между сотрудниками и отделами.

 

Помог материал - поддержите сайт рассказав у себя на страничке соцсети (кнопки слева наверху).

Всегда благодарен за комментарии и дополнения. Задавайте вопросы!

Вернуться на главную

Добавить комментарий


Поддержите развитие сайта рассказав о нем